גם אם אתם לא מודעים לכך, כנראה חלק גדול מהשיחות שאתם מבצעים מוקלט בין כה וכה על ידי הצד השני. עסקים רבים, גדולים כקטנים מקליטים את כל השיחות שמתבצעות דרך המוקדים שלהם וגם אנשים פרטיים רבים מקליטים את השיחות באמצעות אפליקציות להקלטת שיחה. אין נתונים רשמיים לכך אבל מספיקה הצצה אל חנויות האפליקציות בקטגוריה של הקלטת שיחה כדי להבין שיש מאות מיליונים של הורדות לאפליקציות אלה.
אנחנו לא ממליצים להקליט את כל השיחות שלכם בסלולרי רק כי "אחרים מקליטים" (אם כי גם זו סיבה חשובה), אלא מציעים לכם לבחון את כל היתרונות והסיבות להקליט שיחות ולהחליט בעצמכם. ליקטנו את הסיבות העיקריות שאנחנו מצאנו בהן את הערך הכי רב למי שמקליט את השיחות שלו. זו רשימה חלקית ולכל אחד יש את הסיבות שלו, אולם הרשימה הזו בהחלט תוכל לתת לכם כיוון ולעזור לכם להבין אם הקלטת שיחות בסלולר זה משהו שאתם צריכים או יכולים לוותר עליו (רמז: כדאי שתקליטו).
1. חוזה שבעל פה: הצד השני הפר הבטחה? השמיעו לו הקלטת שיחה
יש סיבה טובה שהחברות הגדולות מקליטות את כל השיחות, וברור שזה לא רק לצורך שיפור השירות כמו שהם משמיעים לנו בהקלטה בזמן שאנו ממתינים למענה. החברות הגדולות שומרות לעצמן את הזכות להשתמש בשיחות המוקלטות לצרכים משפטיים ולהוכיח משהו לגבי הלקוח, למשל: הודאה בחוב או בקשה של שירות. אף אחד לא יכול להתכחש להתחייבות מוקלטת בקולו שלו.
כמו הסכמים בכתב, גם שיחות שאנחנו מבצעים על פה, פנים אל פנים וגם בטלפון, מהוות חוזה מחייב הנקרא גם "חוזה שבעל פה", אלא שבניגוד להסכמים בכתב, לשיחות על פה לא תמיד יש תיעוד. כאשר אתם מקליטים את כל השיחות שלכם (הקלטה אוטומטית ברקע), אתם מחזיקים במאגר עצום של הסכמים מול גורמים שונים - אותם תוכלו לשלוף במקרה הצורך במקרה ותתגלע מחלוקת. וכשאתם אלה שמקליטים את כל השיחות, הקלפים בידיים שלכם החוזה אצלכם ואתם תחליטו אם לשלוף ולהשתמש בו, רק אם זה ישרת את האינטרסים שלכם. אם הצד השני לא מקליט שיחות, רק לכם יהיה "עותק" של ההסכם ביניכם.
זה נכון שיש שיחות חשובות ורגישות יותר מאחרות, אך זכרו שאי אפשר לצפות מראש מה ייאמר בכל שיחה ולכן כדאי מראש להקליט את כל השיחות. דמיינו שדווקא בשיחה שלא צפיתם שתהיה משמעותית ולא הקלטתם, נותן שירותים או לקוח שלכם יאמר משהו חשוב ומחייב ואתם תצטערו על כך. הקליטו את כל השיחות בסלולרי כדי להימנע מעוגמת נפש!
2. השיחות מוקלטות לשיפור (השלימו את החסר)
כמה זמן מצטבר של שיחות טלפון צברתם במהלך השנים? אלפי שעות, אולי עשרות אלפי שעות.
כמה פעמים שמעתם הקלטת שיחה שהייתם צד בה? כנראה פעמים בודדות.
למרות שאנחנו משתמשים בטלפון הרבה, אין לנו את הכלים להאזין לעצמנו וללמוד כיצד להשתפר.
כאשר מקליטים את כל השיחות בסלולרי, אפשר לחזור ולהאזין להם ולשים דגש על הצד שלנו בשיחה - כיצד אנחנו נשמעים וכיצד אנו מתנהלים בתוך השיחה. בהאזנה לשיחות שלנו אפשר לשפר את היכולות שלנו כאנשי מכירות או כנציגי שירות, ואפילו לעבוד על תכונות שלא קשורות לעסק כמו נימוס, סבלנות, תרבות דיון ועוד.
אחת הסיבות שבגינה מוקדי שירות ומכירות מקליטים את השיחות עם הלקוחות, היא כדי שמנהל המוקד יוכל להאזין לשיחות ביחד עם המוקדן או המוקדנית, וללמוד מהן כיצד לשפר את ביצועי העובד ובהתאמה את היעדים העסקיים (יותר מכירות, לקוחות מרוצים יותר). הבשורה הטובה היא שלא צריך להיות חברה גדולה עם מרכזיה טלפונית יקרה שמקליטה שיחות: כל אחד, החל מבנאדם פרטי ועד בעל עסק מכל גודל, יכול להיעזר בהקלטת השיחות של אקסטרה מובייל הכלולה בחבילת הסלולר ועובדת על כל מכשיר סלולרי, ולהגדיר שכל השיחות יוקלטו באופן אוטומטי. ככה תמיד תוכלו לחזור ולהאזין לשיחה שלכם או של אחד העובדים, ללמוד ממנה, ולהשתפר.
אגב: אתם לא צריכים להיות תאגיד ענק ולהקים מוקד טלפוני, יש לנו שירות מענה טלפוני אנושי לעסקים שגם נותן מענה ללקוחות שלכם כשאתם לא זמינים, וגם מקליט את כל השיחות!
3. כאשר השיחה מוקלטת אפשר להתרכז בשיחה ולא להתאמץ לזכור פרטים
כשכל השיחות בסלולרי מוקלטות, לא צריך לרשום ובטח לא לזכור שום פרט שנאמר בשיחה כי תמיד אפשר לחזור לשיחה, להאזין להקלטה ולאתר את החלק הרלוונטי בשיחה כמו למשל: מספר טלפון שקיבלתם, כתובת לפגישה שמסרו לכם, רשימת קניות שקיבלתם מבן או בת הזוג, מספר פניה שקיבלתם מנציג שירות וכו'. אין צורך יותר לקשקש פרטים חשובים על חתיכת נייר או מפית מזדמנת רק כדי לגלות אח"כ שאיבדתם אותה ושהפרטים אבדו.
השיחות יחכו לכם באיזור האישי באקסטרה מובייל. כל השיחות מוקלטות, וההקלטות נשמרות בענן מאובטח ללא הגבלת זמן כך שתוכלו להאזין להן לנצח וכמה פעמים שתרצו. מעבר לכך, פיתחנו כלים שיעזרו לכם לאתר את החלק הרלוונטי בשיחה שלו אתם רוצים להאזין:
- בזמן השיחה כשעולה פרט חשוב, הוסיפו סימניה לשיחה וכך תוכלו לחזור במהירות לחלק הרלוונטי בשיחה כשתאזינו להקלטה.
- נגנו את ההקלטה במהירות גבוהה (1.5X למשל) ואז חזרו למהירות רגילה כשתאתרו את החלק הרלוונטי בשיחה.
- רשמו הערות על גבי השיחה באפליקציה! ככה לא תצטרכו להאזין לשיחה מחדש בפעם הבאה שתזדקקו לפרטים שנאמרו בה. כך גם ההערה נשארת צמודה לשיחה ולא על חתיכת נייר נטולת הקשר.
4. בעל עסק חכם מקליט את כל השיחות
הקלטת שיחות תשמש אתכם גם אם אינכם בעלים של עסק או עצמאיים אבל הדגש הוא גדול במיוחד כאשר אתם מנהלים עסק. התקשורת של בעל עסק עם הגורמים השונים הקשורים בעסק כמו לקוחות, ספקים, שותפים, עובדים היא חשובה וחיוני שיהיה לה תיעוד.
בעלי עסקים יודעים טוב מאוד לשמור מסמכים כתובים והסכמים לשנים ארוכות, אולם התקשורת היום-יומית, והשכיחה ביותר של בעל עסק מתבצעת בכלל בטלפון. ואם לא השכלתם להקליט את כל השיחות שלכם, לא יהיה לה שום זכר וכל מה שנאמר יישאר "באוויר".
הקלטה של כל השיחות בסלולרי תעזור לכם:
- להיזכר במה שנאמר בשיחה בקליק - פשוט חוזרים להקלטת השיחה, מאזינים ומחלצים את הפרט ששכחתם כמו כתובת שקיבלתם כשקבעתם פגישה או מספר טלפון חשוב שהכתיבו לכם בזמן השיחה.
- להוכיח מה נאמר בשיחה טלפונית עם ספק או לקוח ולהעמיד אותו על טעותו, או אפילו לייצא את ההקלטה ולהיעזר בה כהוכחה בבית משפט במידת הצורך.
- לשפר את השיחות שלכם ושל העובדים. באמצעות האזנה לשיחות אפשר לאתר נקודות בעייתיות ולשפר אותן ומנגד גם לשמור שיחות מוצלחות כדי ללמוד מהן וגם כדי להשמיע אותן כדוגמה לעובדים חדשים בעת חפיפה.
יש סיבה שהחברות הגדולות מקליטות את כל השיחות שלהן. והיום, כאשר הקלטת שיחות בסלולרי היא זולה ונגישה ומתבצעת ברמת כרטיס הסים, אין באמת סיבה לא להקליט את כל השיחות שלכם. אולי לא תרגישו בערך מיד ביום הראשון שתתחילו להקליט, אולם יבוא יום שבו תקליטו שיחה חשובה או שתוכלו לחזור למה שנאמר בשיחה מהעבר והתברר כחשוב מאוד, ואז תרגישו את הערך הרב הטמון בהקלטת כל השיחות מהסלולרי.
5. התקדמות טכנולוגית מבטיחה שהקלטת שיחות היום תשרת אתכם בעתיד
כשם שהגילוי של הDNA בסוף שנות ה-80 טרף את עולם הפלילים כשזיכה "עבריינים" שריצו מאסר על פשעים שלא עשו מצד אחד, והכניס לכלא את העבריינים האמיתיים מאידך, כך גם ההתפתחות הטכנולוגית בעתיד תוכל להשתמש במידע שייצבר על השיחות שתבצעו ואת הקלטות השיחה ולהפיק מהם תובנות ותועלות רבות כאשר טכנולוגיות חדשות יבשילו.
דוגמה אחת היא טכנולוגיה של "זיהוי קול" - הטכנולוגיה שיודעת לפענח הקלטה של קול ולהפוך אותו לטקסט. כבר היום התחום הזה חם ומפותח ולא רחוק היום בו כל השיחות שהקלטתם יהפכו לטקסטים, ממש כמו דואר אלקטרוני. כשזה יקרה, חיפוש בשיחות יהפוך להיות קל מתמיד: תוכלו להקליד בתיבה מילה שאתם זוכרים שאמרתם בשיחה, ללחוץ על כפתור, ולקבל רשימה של כל השיחות שבהן המילה נאמרה.
דוגמה נוספת שנשמעת כמו מדע בדיוני, היא טכנולוגיה של ניתוח סנטימנט (רגש), שתוכל ללמוד את הקול שלכם ולהתריע כאשר משהו לא בסדר, למשל: כאשר דופק הלב עולה ויש סכנה להתקף לב, או שאתם מצויים בסכנה למשל.
השמיים הם הגבול ובטוח שנוכל לעשות דברים מופלאים עם ההתקדמות הטכנולוגית, אבל כדי שזה יקרה, נצטרך להתחיל להקליט את של השיחות כבר עכשיו. באקסטרה מובייל כל השיחות מוקלטות ונשמרות בענן ללא הגבלת זמן כך שבעתיד נוכל לרתום את הקדמה כדי לייצר עוד ערך למשתמשים שלנו.
6. עידן הפיימינג והשיימינג, גם לשיחות מוקלטות
אנחנו ישראלים ואנחנו אוהבים לפרגן כשמגיע. כמה פעמים נתקלתם ברחבי הרשת בפיימינג (פרגון) למשל - לבעל עסק שעשה מחווה יפה לחיילים ולא הסכים לקחת מהם תשלום? הרבה פעמים גם אנחנו נתקלים במחווה יפה בשיחה טלפונית ואין לנו את הדרך לפרגן לצד השני.
קיבלתם חודש חינם בשיחה טלפונית עם נציג של חברת סלולר? מגיע להם פיימינג ברשת. שתפו את הקלטת השיחה והפכו את השירות הטוב שלהם לויראלי. ומהצד השני: בעל מקצוע דיבר אליכם בגסות או רימה אתכם והקלטתם? שתפו את ההקלטה ברשת כדי להזהיר אחרים מפני אותו חאפר.
כאשר כל השיחות מוקלטות ונשמרות, תמיד תוכלו לחזור לשיחה הרלוונטית ולשתף אותה. רק הקפידו לעשות זאת בטעם טוב ועל פי החוק: גם אם אתם רוצים לעשות פיימינג ולפרגן למישהו או מישהי, שאלו אותם קודם אם זה מתאים להם - לפעמים הפרטיות חשובה לא פחות. ומהצד השני, היזהרו משיימינג (ביוש) שיגרור בד"כ תגובות חריפות מהצד המבוייש.
באיזור האישי באקסטרה מובייל תוכלו ללחוץ על כפתור "שיתוף" המופיע לצד כל הקלטת שיחה ולקבל קישור שתוכלו לשתף ברשתות החברתיות.
7. האזינו להקלטת שיחה עם מישהו שכבר איננו
אנחנו שומרים תמונות וסרטונים של האהובים שלנו וצופים בהם כדי להיזכר ולהתגעגע כאשר הם אינם יותר. התמונות והסרטונים באמת עוזרים לנו להיזכר במראה של אותו אהוב או אהובה בלכתם, אולם להקלטת הקול שלהם יש ערך סנטימנטלי רב ומי שמקליט את כל שיחות הטלפון שלו, יוכל לחזור בבוא העת (שלא נדע) לשיחות שבוצעו עימם ולהאזין לקולם, גם שנים רבות לאחר לכתם.
אותן שיחות סתמיות עם הקרובים לנו, שלא ייחסנו להם משמעות בזמנן, יהוו מקור לנחמה ולזיכרון כאשר אלה כבר לא יהיו עימנו ולכן מומלץ להקפיד להקליט אותן, למרות שאין להם שימוש פרגמטי כמו הוכחה משפטית למשל.
8. הקלטת שיחות לכל סיבה שאי אפשר לצפות כרגע
הקלטת שיחות הן כמו ביטוח. כשם שאי אפשר לצפות מתי "נפעיל" ביטוח בריאות, ובכל זאת אנחנו משלמים עליו את הפרמיה בכל חודש בשביל הפעם היחידה שנזדקק לו חלילה, כך גם כדאי להיערך מראש ולדאוג להקליט את כל שיחות הטלפון שלכם כדי שבאירוע הנדיר שבו דווקא כן תזדקקו להקלטת שיחה - תהיו "מכוסים" ותוכלו לאתר אותה, להאזין לה ולהשתמש בה לצרכיכם.
כשם שלא תוכלו לגשת לחברת ביטוח ולבקש רטרואקטיבית כיסוי על מקרה רפואי, ככה גם לא תוכלו להשיג הקלטה של שיחה אלא אם דאגתם להקליט אותה מבעוד מועד. בחבילות הסלולר של אקסטרה מובייל כל השיחות מוקלטות כברירת מחדל אז אתם "מבוטחים" לחלוטין.
9. שתמיד תהיו בצד המקליט
אם כבר השיחה מוקלטת, עדיף שתקליטו אותה גם אתם. הכי אידיאלי מבחינתכם הוא שתהיה לכם הקלטה של כל השיחות שאתם מבצעים, ושלצד השני לא יהיו כלל הקלטות - ככה הקלפים בידיים שלכם. קצת פחות טוב, אבל עדיין יותר טוב מאשר לא להקליט שיחות כלל הוא שלכם תהיה הקלטה גם אם לצד השני יש הקלטה של השיחה. והמצב הכי גרוע מבחינתכם הוא שלצד השני תהיה הקלטה ולכם לא.
היו בטוחים שאתם לא היחידים שמקליטים את השיחות שלהם. דמיינו שיחה שבה חילופי דברים של שני הצדדים, חלק שלכם וחלק של הצד השני, חלק לרעתכם וחלק לטובתכם. ברגע שהצד השני מחזיק בהקלטה ואתם לא, הקלפים יהיו בידיים שלו והוא יוכל "לחלץ" מתוך הקלטת שיחה רק את החלקים שטובים בשבילו - אלה שמוציאים אתכם באור רע ו\או מוציאים אותו באור טוב. אז גם אם לא השתכנעתם שאתם צריכים להקליט שיחות מכל הסיבות שציינו פה בכתבה, עשו זאת לפחות כדי שתוכלו "להתגונן" מפני הקלטה של הצד השני.
הקלטת כל השיחות באופן אוטומטי ובלי "פספוסים"
אם המשכתם לקרוא והגעתם עד כאן, כנראה שאתם מבינים כמה ערך יש בהקלטת כל השיחות שלכם מהסלולרי. עכשיו רק נותר להסביר איך עושים זאת.
ישנן כמה דרכים להקליט את השיחות שלכם מהסלולרי ואלה העיקריות:
- שימוש באפליקציה להקלטת שיחות - באייפון לא אפשרי כלל ובאנדרואיד עובד לפעמים ותלוי מאוד בדגם המכשיר ובגרסת מערכת ההפעלה. החל מגרסה 9 נהיה מאוד מורכב להקליט שיחות באנדרואיד וגם אם תצליחו למצוא אפליקציה שעובדת, עדיין האמינות שלה תהיה נמוכה וייתכן שלפעמים היא "תפספס" ולא תקליט דווקא את השיחה שהיה חשוב לכם להקליט, או גרוע מכך: תפסיק לעבוד ברקע ורק לאחר כמה שבועות או חודשים ללא הקלטה תבינו שהיא כבתה.
החסרונות בשיטה זו הם המורכבות הגבוהה של איתור אפליקציה שתעבוד על המכשיר שלכם והאמינות הנמוכה של האפליקציה שעשוייה לפספס הקלטת שיחות ואף להיסגר על ידי מערכת ההפעלה ולהפסיק לעבוד. היתרון: ללא עלות או בעלות חד פעמית של רכישת אפליקציה. - שירות הקלטת שיחות - הקלטת שיחות שמפעילים נקודתית בעבור כל שיחה שרוצים להקליט. מקלידים בטופס את המספר של הצד השני והשירות מחייג אל שני הצדדים במקביל ומקליט בתווך. היתרונות של שירות כזה הן שהאמינות ואיכות ההקלטה גבוהות מאוד - כלומר: השיחה תוקלט בודאות ואיכות הקול והווליום יהיו לשביעות רצונכם.
החסרונות הן ששירות כזה אינו עובד ברקע ואינו מקליט את כל השיחות (הקלטה אוטומטית) אלא יש להפעיל אותו בעבור כל שיחה שרוצים להקליט, והחיסרון המשמעותי השני הוא שהשיטה הזו טובה אך ורק להקלטה של שיחות יוצאות ולא תוכלו להקליט כלל שיחות נכנסות. דוגמה לשירות מצויין שכזה הוא רובופון. - האפשרות המועדפת: הקלטת כל השיחות על גבי רשת הסלולר - ההקלטה מתבצעת ברמת רשת הסלולר ולא קשורה כלל למכשיר הסלולרי שלכם. כל שיחה ש"עוברת" דרך כרטיס הסים שלכם תוקלט ותישמר בענן. זו השיטה הטובה ביותר להקליט את כל השיחות ולכן זה אחד מהפיצ'רים שאנחנו מציעים בחבילות הסלולר שלנו באקסטרה מובייל.
היתרונות: אמינות הכי גבוהה שיש (כל השיחות יוקלטו בלי "פספוסים"), איכות הקול והווליום ברמה הגבוהה ביותר, ההקלטות נשמרות בענן כך שגם אם תאבדו או תחליפו מכשיר, תמיד תוכלו לגשת להקלטות מהאפליקציה של אקסטרה מובייל, מקליט שיחות נכנסות ושיחות יוצאות ולא פחות חשוב: השיחות נשמרות בצורה מסודרת בממשק קל ונוח לגישה ולחיפוש כך שכאשר תרצו לאתר שיחה, תוכלו לבצע חיפוש פשוט (כמו בתיבת המייל שלכם) ולהגיע להקלטה שחיפשתם במהירות ובקלות.
כדאי להציץ בעמוד ההסבר להקלטת שיחות אצלנו באקסטרה מובייל בקישור הזה.
