ברוכים הבאים למרכז השליטה של המספר הוירטואלי שלכם. דף זה מאפשר לכם להתאים את פעילות הקו לצרכים המדויקים שלכם, החל מקביעת היעדים למענה ועד לעיצוב חוויית המתנה מקצועית ללקוחות. כל שינוי שתבצעו כאן מתעדכן במערכת באופן מיידי. כדי להבטיח שהכל מוגדר בדיוק כפי שרציתם, חשוב מאוד לבצע שיחת ניסיון למספר הוירטואלי שלכם לאחר כל עדכון של ההגדרות.
שם קצר למספר
תיבה זו נועדה לעזור לכם לעשות סדר בחשבון, במיוחד אם בבעלותכם מספר מספרים וירטואליים. השם שתזינו כאן הוא פנימי בלבד ויופיע בממשק הניהול ובהתראות שתקבלו. מומלץ להזין שם שמתאר את ייעוד המספר, כמו למשל קמפיין פייסבוק, שירות לקוחות או מספר אישי, כדי שתוכלו לזהות את מקור השיחה בקלות ובמהירות.
היעדים אליהם ינותבו השיחות
זהו מרכז הבקרה של השירות שבו אתם קובעים לאן השיחה תגיע פיזית כאשר הלקוחות מחייגים למספר הוירטואלי שלכם.
תצורת חיוג
בחרו כיצד המערכת תנהל את ניסיונות החיוג ליעדים שלכם:
- חיוג במקביל: כל מספרי היעד שהגדרתם יצלצלו בבת אחת, והראשון או הראשונה שעונים מקבלים את השיחה. הגדרה זו אידיאלית לצוותי מכירות.
- חיוג בטור: המערכת תנסה לחייג ליעד הראשון, ואם אין מענה לאחר הזמן שהגדרתם היא תעבור ליעד השני וכן הלאה. זהו פתרון מצוין לגיבוי בין המשרד לטלפון הנייד.
- נתב שיחות (IVR): שירות המאפשר למתקשרים לבחור את היעד הרצוי באמצעות הקשת ספרה. שימו לב כי זהו שירות נפרד – כדי להפעילו יש ליצור קשר עם שירות הלקוחות. תוכלו לקרוא מידע נוסף בדף נתב שיחות וירטואלי.
זיהוי מתקשר
כאן בוחרים מה יופיע על צג הטלפון של היעדים בעת שיחה נכנסת. לכל בחירה יש את היתרונות והחסרונות שלה.
- מספר המתקשר: הצגת המספר המקורי של הלקוח כדי שתוכלו לחזור אליו בקלות.
- המספר הוירטואלי: הצגת המספר העסקי שלכם כדי שתדעו מיד שהשיחה הגיעה מהעסק ולא מדובר בשיחה פרטית.
- חסום: בחירה באפשרות זו תגרום לכך שמספר הטלפון לא יוצג על צג המכשיר שלכם בעת קבלת השיחה.
זמן המתנה למענה
הגדרה זו קובעת כמה זמן המערכת תנסה לחייג ליעדים לפני שתמשיך לצעד הבא. בחיוג בטור, זהו הזמן שנמתין לפני העברת השיחה ליעד הבא בתור. בחיוג במקביל, זהו הזמן הכולל שנמתין לפני שנסיים את ניסיון חיבור השיחה.
חשוב לדעת: אנו ממליצים להגדיר זמן של 25 עד 30 שניות. טווח זה מאפשר מספיק זמן למענה אך מונע ניתוקים כפויים על ידי ספקי התקשורת של המתקשרים.
צלילים והכרזות קוליות
כאן תוכלו לעצב את חוויית ההמתנה של הלקוחות ולקבל מידע מקדים על אופי השיחה.
השמע למתקשר
- בהמתנה למענה: המוזיקה או הג'ינגל שהלקוחות ישמעו בזמן שהטלפון שלכם מצלצל. ניתן להשתמש בשירות פנטון עסקי להשמעת תוכן שיווקי.
- באין מענה: קביעת התגובה של המערכת במידה ולא יכולתם לענות (למשל: "נחזור אליכם בהקדם").
- מיד לאחר החיוג: הודעה קצרה המושמעת למתקשרים עוד לפני שהחיוג ליעדים התחיל בפועל.
השמע ליעד
הודעה קצרה המושמעת לכם (מקבלי השיחה) רגע לפני המענה, כגון "שיחה חדשה מהאתר", כדי שתוכלו לענות בטון עסקי מתאים.
שעות פעילות
הגדירו מתי אתם זמינים למענה אנושי בטבלת השעות. במקרה של שיחה מחוץ לשעות הפעילות, תוכלו לבחור להשמיע הודעה קולית או לנתב את השיחה למספר חירום.
הקלטת שיחות
זהו כלי חיוני לניהול בקרה ושיפור השירות. ניתן להפעיל הקלטה אוטומטית שתישמר ביומן השיחות בתוך האיזור האישי. ביומן תוכלו להאזין להקלטות ללא הגבלת זמן או נפח אחסון.
למידע נוסף: שירות הקלטת שיחות וכן חוקיות הקלטת שיחות בישראל.
התראות שיחה
הישארו מעודכנים בזמן אמת בוואטסאפ, ב-SMS או בדוא"ל על שיחות שלא נענו או שיחות נכנסות. למידע על ההפעלה עיינו במדריך להפעלת התראות שיחה.
Webhook למתכנתים
אזור זה מיועד למשתמשים מתקדמים או למפתחים המעוניינים לסנכרן את המידע על השיחות עם מערכות ניהול חיצוניות כמו CRM או מערכות דיוור. באמצעות הגדרה זו, המערכת תשלח עדכון אוטומטי בזמן אמת על כל שיחה נכנסת ישירות אל כתובת היעד שתגדירו.
כאן תוכלו לקבוע אילו אירועים יפעילו את שליחת הנתונים, למשל בתחילת שיחה או בסיומה, ולהזין את הכתובת אליה יישלח המידע על השיחה. למידע נוסף והסברים טכניים על אופן ההטמעה, מומלץ להיעזר במדריך בנושא הגדרת Webhook למספר וירטואלי.
סיכום ושמירה
לאחר עדכון ההגדרות, יש ללחוץ על שמור שינויים בתחתית הדף. מומלץ לבצע שיחת ניסיון מיד לאחר השמירה לוודא שהכל פועל כשורה.
